Persondatapolitik for medarbejdere hos Searchmind ApS

Persondatapolitik

Persondatapolitik for medarbejdere

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Searchmind ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som Searchmind ApS har modtaget om dig i forbindelse med dit ansættelsesforhold i virksomheden.

Hvis du har spørgsmål til Searchmind ApS’ behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Searchmind ApS
https://www.searchmind.dk/
CVR 37340588
Klostergade 28, 2.-3. sal
8000 Aarhus C
Telefon 3012 4272
E-mail: info@searchmind.dk.

Kontaktperson omkring persondata vedrørende medarbejdere: Head of People Operations

2. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Searchmind ApS behandler dine personoplysninger til følgende formål:

Searchmind ApS behandler dine personoplysninger som et led i vores personaleadministration

3. Kategorier af personoplysninger, retsgrundlaget for behandlingen af dine per-sonoplysninger og hvor searchmind aps har personoplysningerne fra

Searchmind ApS behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Identifikationsoplysninger som fx navn, adresse mv. some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af ansættelseskontrakten

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet til brug for personaleadministration som fx stilling, arbejdssted, lønforhold, anciennitet, cpr-nr., uddannelse, sygefravær, oplysninger fra mussamtaler, oplysninger fra arbejdspladsvurderinger mv. some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af ansættelseskontrakten, og for cpr-nr. dbl, § 11, stk. 2, jf. dbl § 7, stk. 2

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Medarbejderfotos some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra a, idet der altid indhentes samtykke, før billeder af dig lægges på virksomhedens hjemmeside. Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes. Dit portrætfoto vil desuden blive brugt på vores intranet, interne kommunikationskanaler samt e-mailsignatur for at identificere dig.

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Virksomhedens fotograf

  • Strafbare forhold, hvor det er relevant i henhold til ansættelsesforholdetsome text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Dbl, § 8, stk. 3, idet du som registreret har givet udtrykkeligt samtykke hertil

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, hvor det er relevant i henhold til ansættelsesforholdetsome text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Dbl, § 12, stk. 2, idet virksomheden behandler oplysningen for at overholde en kollektiv overenskomst, og idet oplysningerne kun behandles, når det er nødvendigt i forhold til varetagelse af overenskomstmæssige forpligtelser, hvilket er en legitim interesse, der går forud for dine interesser, idet behandlingen har betydning for virksomhedens overholdelse af overenskomsten

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Helbredsoplysningersome text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Helbredsoplysningsloven og dbl, § 12, stk. 2, idet virksomheden behandler oplysningen for at overholde lovgivning (som fx sygedagpengeloven, beskæftigelsesindsatsloven og forskelsbehandlingsloven) og kollektiv overenskomst, og idet virksomhedens behandling af helbredsoplysninger sker ud fra en legitim interesse, der går forud for dine interesser. Det kan fx være i forhold til de arbejdsopgaver, som en fleksjobber kan varetage

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Logning af mails og internetbrugsome text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra f, idet virksomhedens legitime interesse i at foretage kontrolforanstaltninger går forud for dine interesser. Her henses til, at logningen alene bliver gennemset som et led i en kontrol ved mistanke om brug i strid med virksomhedens retningslinjer herom eller som et led i virksomhedens vurdering af det IT-mæssige sikkerhedsniveau

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Virksomhedens logningssystem

  • Optagelse af telefonsamtaler til brug for kvalitetssikring, uddannelsesbrug og dokumentation for aftaleindgåelse some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra a, idet der indhentes samtykke, før telefonsamtaler optages. Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Virksomhedens system, der optager telefonsamtaler

  • Offentliggørelse af kontaktoplysninger på internettet (ikke billeder)some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra f, idet virksomhedens legitime interesse i at oplyse kunder og forretningsforbindelser om dine kontaktoplysninger går forud for dine interesser. Såfremt du som medarbejder har nogle særlige private forhold, der medfører, at offentliggørelse af dine kontaktoplysninger kan være problematisk, opfordres du til at meddele dette til din leder, hvorefter virksomheden beslutter, hvorvidt oplysningerne ikke skal offentliggøres

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Dig som registreret

  • Mødetider og adgangskontrolsome text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra f, idet virksomhedens legitime interesse i at foretage kontrolforanstaltninger går forud for dine interesser. Her henses til, at virksomheden varsler kontrolforanstaltningerne, og at virksomheden har et behov for at kontrollere, hvem der befinder sig på virksomheden, og at tidsregistreringen er korrekt. Kontrollen af tidsregistreringen har betydning i forhold til korrekt lønudbetaling mv.

    • Kilde personoplysningerne hidrører fra:Virksomhedens registreringssystem

  • Elektroniske spor i forbindelse med arbejdets udførelse i fx ERP-systemer, CMR-systemer og filhåndteringssystemer mv.some text

    • Behandlingshjemmel i persondataforordningen (pdf) eller databeskyttelsesloven (dbl):Pdf, artikel 6, stk. 1, litra f, idet virksomhedens legitime interesse i at kunne finde oplysninger i systemerne og se, hvem der har skrevet oplysningerne, går forud for dine interesser, idet det er væsentligt i forhold til kundebetjeningen


4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Ud fra det formål oplysningerne er indhentet til, videregiver eller overlader Searchmind ApS dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Virksomhedens lønbureau

  • Dit og virksomhedens pengeinstitut

  • NemID

  • Offentlige myndigheder som fx SKAT, FerieKonto, din bopælskommune, NemRefusion, UdbetalingDanmark, ATP, Danmarks Statistik mv.

  • e-Boks

  • Fagforeninger og tillidsrepræsentanter

  • Pensionsselskaber

  • Forsikringsselskaber

  • Revisor og eventuel advokat

  • Den it-virksomhed, der hoster virksomhedens data

  • Arbejdsgiverforeninger som fx Grakom og DA

5. Overførsel til modtagere i andre eu-lande og tredjelande, herunder internationale organisationer

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til modtagere uden for EU og EØS.

Dine personoplysninger vil endvidere ikke blive overført til modtagere uden for Danmarks grænser.

6. Opbevaring af dine personoplysninger

Searchmind ApS opbevarer dine personoplysninger, så længe du er ansat. Dine personoplysninger slettes senest 5 år efter, at du er fratrådt, med mindre det er nødvendigt, at oplysningerne opbevares i længere tid, fx ved arbejdsskader eller forsvar af retskrav.

Dog sletter vi resultatet af din personlighedstest senest 6 måneder efter din fratræden.

En e-mailkonto fra en fratrådt medarbejder lukkes senest 12 måneder efter, at medarbejderen er fratrådt.

7. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Searchmind ApS anvender ikke automatiske afgørelser.

8. Retten til at trække samtykke tilbage

Såfremt behandlingen af dine oplysninger beror på et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Searchmind ApS på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af Searchmind ApS’ behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Searchmind ApS’ behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Searchmind ApS.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Searchmind ApS behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for Searchmind ApS’ almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må Searchmind ApS fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Searchmind ApS’ ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder påwww.datatilsynet.dk.

10. Klage til datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Searchmind ApS behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger påwww.datatilsynet.dk.